RFID智能(néng)化档案管理(lǐ)——档案管理(lǐ)新(xīn)模式

　　1.概述

　　随着企事业单位的发展，各种信息档案资料数量逐日增多(duō)，档案的种类日趋多(duō)样化，纸质信息存储出现迅速膨胀；而传统的档案管理(lǐ)方式与技术手段所导致的问题也是日益明显，从而致使我國(guó)档案行业的信息化管理(lǐ)已经不能(néng)满足实际需要。

　　l档案手工管理(lǐ)，工作流程繁琐低效、整理(lǐ)时间冗長(cháng)。

　　l档案存放次序较易被打乱。由于人工操作的随意性和一些不可(kě)避免的错误，档案存放的次序难免被打乱，造成档案存放无序，查找困难。

　　l档案核查、查阅耗时長(cháng)。随着档案规模与种类数量越来越庞大，要查找、核查清理(lǐ)某一档案时，需要将所有(yǒu)的档案筛选一遍。

　　l档案信息化程度低。传统的管理(lǐ)无法实现档案管理(lǐ)的信息化；手工记录方式很(hěn)难对档案利用(yòng)情况进行及时准确的统计。

　　l档案盘点效率低。由于档案数量众多(duō)，要对所有(yǒu)档案进行盘点，其工作量难以想象，那将是一项十分(fēn)庞大的工程。

　　鉴于目前档案管理(lǐ)存在的种种现状，利用(yòng)新(xīn)一代的信息技术，如何打造一个高效、智能(néng)化的RFID档案管理(lǐ)，迫在眉睫。

　　2.技术应用(yòng)

　　RFID是一种非接触式自动识别技术，通过射频信号自动识别目标对象并获取相关数据。它具有(yǒu)遠(yuǎn)距离、批量读取、可(kě)识别静止和运动状态下的物(wù)品信息，同传统的以条形码為(wèi)代表的自动识别技术相比，RFID在档案管理(lǐ)中的应用(yòng)解决方案具有(yǒu)非常明显的优势：

　　l快速扫描

　　RFID读写器可(kě)以同时辨识多(duō)个RFID電(diàn)子标签，这是RFID能(néng)够提升管理(lǐ)效率的关键，多(duō)标签的识别意味着可(kě)以以更快速的方式批量获取出入库档案的信息。

　　l體(tǐ)积小(xiǎo)型化、形状多(duō)样化

　　RFID不需要為(wèi)读取精确度而配合纸张的固定尺寸和印刷品质，更适合往小(xiǎo)型化与多(duō)样形态发展，可(kě)以的方便嵌入或附着在档案上，即不易被破坏，同时也更安全。

　　l可(kě)重复使用(yòng)

　　RFID電(diàn)子标签内储存的数据可(kě)以动态的更新(xīn)，可(kě)回收并多(duō)次使用(yòng)，在档案管理(lǐ)项目中，一个電(diàn)子标签绑定一个档案袋，在档案的整个流转过程中，即使档案的业務(wù)流程发生变更，電(diàn)子标签也可(kě)以实时修改信息，以适应新(xīn)的业務(wù)流程，反复使用(yòng)，以更低的实施成本达到更高效的管理(lǐ)。

　　l穿透性和无屏碍阅读

　　RFID可(kě)以轻易的穿透纸张、木(mù材和塑料等非金属材质，进行穿透性通信，这也為(wèi)档案的批量读取创造了条件。

　　RFID还具有(yǒu)遠(yuǎn)距离、唯一性的特性，这些特性应用(yòng)在RFID档案管理(lǐ)系统中，可(kě)以实现更精准的进、出、存控制，提高工作效率，减少管理(lǐ)成本和人為(wèi)差错，打造档案管理(lǐ)的高效化和智能(néng)化。

　　3.系统方案

　　档案管理(lǐ)的主要作业任務(wù)有(yǒu)：贴标、分(fēn)发、接收等流程，通过给每一个档案箱安装一个RFID電(diàn)子标签，并绑定档案信息，在各关键节点，通过读写设备对電(diàn)子标签信息的采集，达到对档案的识别，从而实现RFID智能(néng)化档案管理(lǐ)解决方案。

　　3.1系统架构

　　档案管理(lǐ)系统设计采用(yòng)三层架构：第一层是采集层，主要是通过射频识别设备以及其它自动识别设备采集数据，包括RFID電(diàn)子标签和RFID读写器；第二层是网络层，即通过无線(xiàn)通信技术，把采集来的数据传递到中央数据库，包括无線(xiàn)接入设备和相关的网络设备；第三层是应用(yòng)程序，对采集的数据进行管理(lǐ)，包括数据库服務(wù)器、应用(yòng)服務(wù)器等档案管理(lǐ)系统软件。

　　通过RFID打印机完成RFID電(diàn)子标签的初始化，電(diàn)子标签与档案袋内所有(yǒu)资料信息进行一一绑定，作為(wèi)档案的唯一标示，在进出档案管理(lǐ)中心安装通道式RFID读写器，当档案进出省档案管理(lǐ)中心库房时，读写器通过对電(diàn)子标签数据的读取来实现对档案信息的识别，完成出入库数据的快速获取。

　　在档案流转到其它使用(yòng)单位时，可(kě)通过配置的移动采集设备，对交接档案信息进行准确的获取并核对，可(kě)以快速准确的完成交接。同时，移动采集设备还可(kě)以作為(wèi)日常盘库、移库作业使用(yòng)。

　　智能(néng)档案柜对一些贵重、保密资产实现授权取件以及实时盘存、遠(yuǎn)程监控的功能(néng)。

　　3.2流程设计

　　3.2.1标签初始化

　　通过rfid打印机，按照省档案馆要求的数据编码格式，将数据写入到電(diàn)子标签中，同时，在后台将这一标签数据与袋内所有(yǒu)资料信息进行绑定后，打印出電(diàn)子标签，并粘贴到档案袋上，完成基础数据的建立。

　　3.2.2档案中心

　　出入库档案通过通道式读写器时，读写器可(kě)以对档案信息进行批量读取，并将读取到的信息上传到后台系统，系统对出入库日志(zhì)信息（库管员、领取交接人、交接时间等）进行自动记录，自动生成出入库报表，并和原始任務(wù)明细表进行自动比对。对出入库过程中出现的异常情况，如档案数据、信息有(yǒu)误或非法档案出入库等，系统能(néng)自动预警并联动监控系统，发出报警信号。

　　3.2.3使用(yòng)单位交接

　　档案到各市、县档案中心后，档案的数量不是特别大的情况下，可(kě)采用(yòng)移动采集设备快速的读取档案信息，并通过无線(xiàn)网络，将数据上传到后台系统进行核对确认，高效准确的完成档案的交接。

　　3.2.4 RFID智能(néng)档案柜

　　l自动盘存管理(lǐ)

　　每个单元柜内均部署有(yǒu)针对金属柜電(diàn)磁环境单独设计的RFID天線(xiàn)。RFID天線(xiàn)可(kě)实现对柜内涉密资产无盲區(qū)的读取，自动盘存资产实时数据，动态监控柜内涉密资产的状态，确保涉密资产的保全率的同时，大大提高资产的管理(lǐ)效率。

　　l高性能(néng)、高实用(yòng)性

　　智能(néng)柜选用(yòng)國(guó)际领先水平的多(duō)路天線(xiàn)分(fēn)支器，实现一路接入最多(duō)八路输出的多(duō)天線(xiàn)分(fēn)支方案，配合ThingMagic高性能(néng)RFID读写器，可(kě)实现单台设备最多(duō)对32个单元柜的精确管理(lǐ)；同时，每路天線(xiàn)识别的切换时间＜100ms，每个单元柜支持＞100个标签的批量读取，高效、高性能(néng)、高实用(yòng)性。

　　l适用(yòng)性强

　　智能(néng)柜采用(yòng)全金属结构，每个单元格為(wèi)单独的存储空间，每个单元格都具體(tǐ)高性能(néng)的读出装置，具备良好的涉密资产适用(yòng)性，无论是档案文(wén)件、移动硬盘还是U盘或者光碟，通过合理(lǐ)的标签选型和正确的安装，都可(kě)以使用(yòng)本智能(néng)柜进行全方位的监管。

　　l多(duō)种保全措施

　　每个单元柜都有(yǒu)独立的電(diàn)子锁控，非授权人员无法打开档案柜；全柜配视频监控装置，用(yòng)户可(kě)自行设计报警策略，并可(kě)联动现场报警设备、手机报警、网络报警等报警方式，全方位保障涉密资产的安全，提高资产保全率。

　　3.3系统价值

　　基于RFID技术的档案管理(lǐ)系统：

　　ü提高工作效率

　　出入库所有(yǒu)档案都可(kě)以批量出入库，直接通过通道读写器进行读取档案信息统计档案数量。在盘库是直接通过移动采集设备扫描各档案的RFID電(diàn)子标签，直接读取需要清点的档案信息和档案数量。这些都改变了传统依靠人工手段，对档案信息进行逐个确认和统计，提升了工作效率。

　　ü提高准确性，降低错误率

　　出入库档案、被清点档案信息都改变了通过传统人工手段进行清点、确认、登记的方式，直接通过扫描RFID電(diàn)子标签信息进行确认和统计，提到了准确性，避免了人為(wèi)可(kě)能(néng)出现的错误。

　　ü提高安全，降低风险

　　通过RFID技术的应用(yòng)，档案数据的流转信息更透明，更实时，由系统自身完成对档案的数据信息进行监控预警，安全性更高；同时，现在的管理(lǐ)手段，可(kě)以更简单快速的完成库存盘点，帐、面直接核对，有(yǒu)效降低风险。